El beneficio de emitir las facturas electrónicas tiene varios beneficios que se pueden resumir en uno: “Aumentar la eficiencia empresarial”

Rumbo Económico Conversó con Alberto Redondo, Director de Marketing de SERES para Iberia y Latinoamérica


Rumbo Económico ¿Cuáles son los requisitos que se deben tener en cuenta para la emisión de facturas electrónicas en el país?

Alberto Redondo: En primer lugar, hay que tener en cuenta que implantar la factura electrónica no es sólo una decisión tecnológica, sino que trae muchas implicaciones. Obviamente, uno de los principales puntos es que existe una obligatoriedad de facturación electrónica para los seleccionados por la SUNAT, por lo que es fundamental que el proyecto de factura electrónica quede vinculado a los cambios tecnológicos y normativos que conlleva la normativa de facturación: solicitud de certificación, formatos, firma electrónica, tiempos de entrega, plazos de adaptación, etc. Independientemente de la obligación, las empresas peruanas pueden migrar a un sistema de facturación electrónica cuando lo consideren oportuno y siempre adecuándolo a la normativa y requisitos legales vigentes.

Por otra parte, un proceso de emisión de facturas no deja de ser una comunicación tanto con la SUNAT como con los clientes, por lo que es necesario que la solución implantada esté totalmente conectada con la SUNAT y que facilite un amplio conjunto de opciones que permita hacer llegar las facturas con éxito a los clientes. Todo ello, garantizando la confidencialidad, autenticidad e integridad de las facturas.

Por último, otro elemento a valorar es asegurarse de que el servicio de factura electrónico que se implante es global, es decir, que permita una gestión completa en el tratamiento de las facturas: emisión, recepción, intercambio, integración y archivo y que sea sostenible en el tiempo.

RE: ¿En dónde debemos hacerlo?

AR: En sí, implantar la factura electrónica no debe de suponer un cambio en la forma de facturar de las empresas. Pueden seguir haciéndolo desde sus sistemas internos. Lo único que cambia es que, en vez de imprimir las facturas, ensobrarlas y mandarlas por correo se deben de enviar de forma electrónica.

RE: ¿Cómo debo hacerlo?

AR: Desde nuestro punto de vista y con la experiencia que tenemos en otros países, la mejor opción es contratar los servicios de un operador de facturación electrónica como SERES. Esta opción permite disfrutar de este servicio de manera inmediata, cumpliendo con la normativa y sacándole el máximo partido al cambio. SERES ofrece un servicio global y completo que contempla cualquier escenario en los procesos: emisión, recepción, intercambio, conservación… que permite a las empresas modernizar su gestión y automatizar la facturación.

RE: ¿Cómo funciona el servicio de factura electrónica través de un tercero?

AR: El operador de factura electrónica se encarga de todo lo relativo al intercambio de documentos, consolidando las remesas de facturas, enviada y recibidas, y entregándolas tanto al receptor como al emisor en el formato que se elija.  Evidentemente, existen diferentes escenarios en función del nivel de informatización de las empresas, del volumen de facturas que emite o recibe, de que realice transacciones internacionales y con qué países, etc. En el escenario ideal, toda la información queda integrada automáticamente en los sistemas de gestión de la empresa. Uno básico sería el caso de una empresa que utiliza todavía el papel pero sus proveedores o clientes no. En este caso, SERES digitalizaría las facturas en papel y las enviaría al destinatario en formato digital y pasaría a papel las que recibe el cliente en formato electrónico.

RE: ¿Por qué es favorable emitir facturas electrónicas?

AR: Encontraremos varios beneficios, que se pueden resumir en uno: Aumentar la eficiencia empresarial. La eficiencia aumenta por: reducción de costes, eliminación de tareas rutinarias, reducción de tiempos de gestión, eliminación de carencias de información, entre otros factores

Nuestra recomendación es ir siempre más allá del cumplimiento normativo y obtener todos los beneficios que ofrece la factura electrónica y para ello lo mejor es implantar un servicio de factura electrónica ofrecido por un proveedor especializado y con experiencia. De esta manera, la empresa no tendrá que preocuparse por adaptarse a la normativa y a los cambios venideros, ya que el proveedor de este servicio se encargará de aportar una solución que dé respuesta a todas las variaciones tecnológicas y de formatos que se puedan presentar. Nuestra experiencia nos confirma que contar con un servicio de factura electrónica sólido que se adapte rápidamente a todas las necesidades normativas y de negocio es el primer paso para que las empresas obligados en Perú puedan centrarse en su foco de negocio, dejando el resto de procesos auxiliares, como la factura electrónica, en manos de especialistas. Por eso, el modelo de servicio de facturación electrónica se está imponiendo a pasos agigantados en todo el país.

RE: ¿Cuánto se ahorra aproximadamente una empresa al emitir facturas electrónicas?

AR: Hay que hablar de eficiencias y reducción de costes. Así, la factura electrónica asegura la transacción del documento: no se pierde, en todo momento se sabe en qué situación se encuentra y cuándo se va a cobrar y tampoco se puede repudiar por el destinatario. Entre sus ahorros destaca la automatización de procesos, que no requiere personal para su gestión, y la eliminación de gastos como la manipulación, el papel, el sobre, el franqueo…

Según nuestros estudios, en Perú el coste de emitir una factura en papel es de 16,14 pesos frente a los 5,95 pesos que cuesta hacerlo en formato electrónico. Por su parte, el coste de recepción pasa de los 26,19 pesos en papel a  los 8,23 pesos en formato electrónico.

RE: ¿Cuánto tiempo de se ahorra al emitir facturas electrónicas?

AR: En un sistema electrónico, la facturación es inmediata. Incluso hay modelos de relación comercial donde es el propio cliente quien se auto factura. Con el papel hay que rellenar la factura a mano, imprimirla, ponerla en sobre, llevarla a una oficina de correos, tener la suerte de que no se pierda en el camino, llamar al cliente para verificar que le ha llegado y llamarle también para que confirme la fecha de pago. Un proceso lento, poco eficiente y costoso que no aporta valor al negocio.

RE: ¿Cuáles son las principales trabas que existen en el país para el desarrollo de la factura electrónica?

AR: Existen dos factores esenciales para ampliar la difusión, el que se puede considerar esencial es el conocimiento, lo que podríamos llamar la “cultura empresarial” para la era digital. El otro factor es el tiempo, en todos los procesos de implantación generalizada es necesario un tiempo de maduración del proceso que se verá reducido o alargado en función de la actitud de las empresas.

La combinación de los dos factores da lugar a que cuanto mayor interés y conocimiento haya en las empresas, menor tiempo se tardará en tener una situación generalizada y que todas las empresas reciban el mayor beneficio de la implantación.

En nuestra experiencia, las empresas que han aprovechado la puesta en marcha de la facturación electrónica para establecer una “estrategia digital” en su forma de hacer negocios son las primeras que se incorporan y obtienen mejores resultados de lo que llamamos la “Comunidad Digital”, estableciendo la facturación electrónica como un proyecto de su estrategia y apoyándose en un tercero de confianza (más que un proveedor) que acompañe en la transición de papel al documento electrónico.

La evolución del mercado peruano de la facturación electrónica ha sido y sigue siendo muy satisfactorio, en menos de dos años el desarrollo ha sido importante y las perspectivas son prometedoras. Es previsible que el desarrollo sea mantenido y se vea propiciado por la extensión del uso de la factura electrónica a cada vez más empresas del país.

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