Las organizaciones de hoy en día han asumido la importancia de contar con profesionales altamente calificados en sus equipos de Recursos Humanos, porque entre otras cosas, son quienes, en el ámbito de gestión de la Nómina, velan por el cumplimiento de ésta y de la parte normativa, una carrera contra reloj que debe llevarse a cabo en tiempo y forma para minimizar errores y evitar sanciones económicas.
Actualmente, una de las grandes ventajas en la gestión de la Nómina es poder contar con una variada cantidad de información de los empleados que se encuentra distribuida en históricos de datos, lo que permite al área de RR.HH. y a los directores obtener en cualquier momento la situación anterior y actual de cada uno de los empleados.
En este sentido, Cegid, proveedor líder mundial de soluciones de gestión empresarial en la nube para los sectores finanzas (ERP, tesorería, impuestos), Recursos Humanos (Nómina y gestión del Talento), Contabilidad, Retail, Emprendedores y Pequeñas Empresas, presenta cinco aciertos en la gestión de la Nómina con el objetivo de optimizarla y superar los retos que se puedan presentar en el día a día:
- Conocer a detalle los códigos de ingresos y deducciones. Los responsables de Nómina deben tener la capacidad de entender los detalles de los códigos y sus implicaciones, para poder explicar al empleado cómo se ha calculado su nómina, ya que un error en un proceso complejo como éste puede tener consecuencias monetarias tanto para los empleados como para las organizaciones.
- Procesar los cambios dentro del periodo de pago. En cada periodo de pago se producen cambios, por ello es importante procesarlos en tiempo real, antes del siguiente pago de nómina. Especialmente en lo que respecta a los cambios en las horas trabajadas y las horas extras.
- Diseñar un plan de contingencia. El pago de la Nómina requiere puntualidad y cuando ocurren eventos inesperados, especialmente cerca del momento de pago, la situación puede quedar fuera de control y sin tiempo para soluciones. Por ello debe existir un plan que documente a detalle todo el proceso de nómina, para que pueda replicarse incluso si algún responsable del área no está presente. Además, el plan debe tener un respaldo documental, ponerse a prueba y revisarse periódicamente.
- Mantener las certificaciones actualizadas. Para obtener una certificación del proveedor de la herramienta tecnológica de Nómina, se deben demostrar conocimientos profesionales y habilidades prácticas precisas y actualizadas, con las que se pueda garantizar una buena gestión del pago de la nómina a los empleados y cumplir con la normatividad en esta materia.
- Enfocarse de una manera precisa y puntual en lo que se entrega al empleado. Los empleados confían en que su organización les pague la cantidad exacta que se les debe en el momento preciso. Incumplir con estos dos criterios, impide a las personas hacer frente a sus obligaciones financieras, y se reflejará en la confianza que el colaborador tenga en su empleador.
Es muy importante que los Managers se responsabilicen de la entrega a tiempo de estados financieros correctos y claros. Deben entender el contenido de la nómina, por lo que proporcionarles informes visuales, con registros en tiempo real, para que puedan profundizar en cada uno de los detalles según lo necesiten, será de gran ayuda.
Por su parte, el departamento financiero es el responsable de controlar todas las entradas y salidas de dinero, como la Nómina, que supone uno de los mayores gastos de las organizaciones. Por lo que los informes deben ser impecables para que el sistema los pueda procesar automáticamente. Es en este punto en el que contar con una herramienta actualizada, que cumple con las normativas debe ser una prioridad, debido a que es necesario que se ajuste tanto a normativas locales, como a los cambios legislativos y fiscales que se producen a lo largo del tiempo.